Uzņēmumam augot un attīstoties, agrāk vai vēlāk dienas kārtībā nonāk satura vadības jautājums. Iepriekšējā rakstā jau apskatīju, kādēļ arvien vairāk uzņēmumi izvēlas no analogas vai pa pusei elektroniskas dokumentu un cita satura aprites pāriet uz mūsdienīgu uzņēmuma satura vadības jeb ECM sistēmu. Dažādi pētījumi parāda nedaudz atšķirīgu perspektīvu, bet kopumā pasaules ECM tirgus aug vidēji par 15 % – 19 % gadā.  Arī Baltijas tirgū to novērojam. Tirgus aug, bet ir arī nepatīkamā ziņa – nedaudz vairāk kā puse no ECM ieviešanas projektiem tiek uztverti kā nesekmīgi. Tam pamatā trīs galvenie iemesli – laiks, budžets un “pieņemšana”.

Satura pārvaldības ieviešana ir ne tik daudz IT projekts, kā organizācijas pārmaiņu projekts. Viens no biežākajiem iemesliem laika plānu pārsniegšanām ir pārlieku optimistiska plānošana komplektā ar nepietiekamu tēmas prioritāti un vadības uzmanību. Otrs iemesls, kas ir gan laika zaglis, gan lielākais budžeta pārsniedzējs – tehnoloģijas pielāgošana. Satura pārvaldība ir velosipēds, kas nav jāizgudro no jauna. Lai arī ar to sastopamies arvien retāk, joprojām ir gadījumi, kad nekādi nevaram pavirzīties uz priekšu projekta īstenošanā, jo klients uzstāj, ka ir kaut kas nu tik ļoti specifisks veidā, kā pie mums meklē vai saskaņo dokumentu.  Un te nav runa par procesa loģiku, kas tik tiešām var atšķirties, bet gan par tehniskām funkcijām…

Runājot par pieņemšanu – ar to saprotu, vai un kā organizācijā iesakņojas un, tā teikt, “aiziet jaunā kārtība”. Sākot jau no pamatiem – no lietotāja – vai sistēmai var piekļūt un vai ir pieejams viss nepieciešamais, vai viņam te ir ērti un patīkami. Neskaitāmi klikšķi un liekas darbības rada nepatiku – iekšēju pretestību, kura to vien gaidīs, kā iespēju apiet šo sistēmu. Esmu ticies arī ar organizācijām, kuras ir pārgājušas uz elektronisku dokumenti apriti, bet tā prasa tik daudz manuālu un lieku darbību, ka rodas jautājums, vai tas bija tā vērts.

Sistēmas un jaunas kārtības pieņemšana patiesībā ir vislielākajā mērā nosaka to, vai satura vadības sistēmas ieviešanas mērķi tiks vai netiks sasniegti. Pieņemšanu, savukārt lielā mērā nosaka pārmaiņu vadības kvalitāte.

Labā ziņa ir tā, ka kas tas nepaliek nepamanīts, un gan tehnoloģiju ražotāji, gan ieviešanas partneri, kā mēs, mainās. Mainās arī tehnoloģija un ECM loma organizācijā.

Runājot par jebkurām pārmaiņām, tai skaitā, satura pārvaldības jomā, jāsaka, ka viss sākas ar domāšanas un paradigmu maiņu. Ir divi dažādi veidi, kā skatīties uz satura pārvaldību – pirmais, ka ieviestā satura pārvaldības sistēma ir kā galamērķis. Otrais, ka tā ir daļa no procesiem. Galamērķis vai daļa no procesiem.

Ko es ar to domāju?

Ļoti bieži šādas sistēmas tiek piedāvātas kā liels arhīvs visām satura vajadzībām, tomēr ieviešana notiek iesaistot tikai dažas iesaistītās puses. Maz tiek runāts ar dažādu biznesa  procesu īstenotājiem par to, kā tieši viņiem satura vadība palīdzētu. Kā satura vadību iekļaut viņu darba uzlabošanai konkrētās situācijās. Arī mēs kā organizācija pirms vairākiem gadiem dzīvojām ar domu, ka ieviešam satura vadības sistēmas – šodien mēs skaidri apzināmies, ka risinām biznesa problēmas.

Ja reiz sistēmai ir tik plašs pielietojums, nepieciešams arī kāds, kas zina, kā tieši to izmantot -rodas nepieciešamība pēc “power-users” (galvenais lietotājs, zinošākais džedajs). Tajā pat laikā gala lietotājiem mūsdienās ir daudz lielāka teikšana kā tas bija agrāk.  Un parasts lietotājs nevēlas apmācības, lasīt instrukcijas, negrib zināt visu procesu un iesaistītās sistēmas – viņiem vajag izdarīt konkrētu lietu konkrētā procesā. Un viss.

Pārsvarā satura vadības sistēmas organizācijas ievieš, lai uzlabotu savu darbību, padarītu to efektīvāku. Pamatā runa ir par atbalsta procesiem vai pamatdarbību, bet šie uzlabojumi apstājas organizācijas iekšienē. It kā viss ir labi, bet tad, lai sadarbotos ar partneri vai klientu, atkal nākas drukāt, parakstīt, nosūtīt un atkal skenēt, vai lejupielādēt un sūtīt e-pastā. Digitālā transformācija nozīmē arī to, ka sadarbība ar ārējiem partneriem un klientiem notiek digitālā vidē. Satura vadībai tas ir jāatbalsta. Mūsu pieredzē klienti vada projektus, kur partneri strādā ar vienu un to pašu saturu, vienotā sistēmā. Klienti piekļūst savam saturam un piedalās procesos, t.sk. paraksta dokumentus online vidē. Te rodas jau jauna pievienota vērtība ne tikai uzņēmuma iekšienē, bet arī uz āru vērsta. Te var transformēt savus produktus, servisus un klientu pieredzi, iespējojot to, ka varat būt pilnībā digitāli!

Liels motivātors šādu sistēmu ieviešanai ir atbilstība un kontrole. To parasti nodrošināja pamatā vadoties pēc organizācijas interesēm. Atkal, pieminot pieņemšanas faktoru, fokuss ir uz to, cik ērti un vienkārši gala lietotājam būs strādāt ar saturu, tajā skaitā, tā, lai tiek ievērotas arī uzņēmuma intereses.

Patreiz satura sistēmas ir pārsvarā kā atsevišķa vieta (nodalīta, monolītiska sistēma), kur lietotājam doties un strādāt. Daudz efektīvāks darbs un sistēmas pieņemšana ir, ja saturs ir ieintegrēts tur, kur strādā lietotājs. Sākumā minēju, ka strādāju vairākās sistēmās. Lielākajā daļā no viņām, tur pat  – tajā pat ekrānskatā / logā – man ir pieejama arī satura pārvaldība. Strādā CRMā ar klientu informāciju – tur pat redzi arī visu saturu par un ap šo klientu – saraksti, līgumus, piedāvājumus, rēķinus, iesniegumus utt. Strādā grāmatvedības jeb ERP sistēmā – visu saturu par transakcijām, līgumiem u.c. Un tas tiek darīts, nepārslēdzoties starp sistēmām, lai sameklētu vajadzīgo informāciju. Vajadzīgais saturs ir pieejams tur, kur notiek darbs. 2017. gadā Gartner nāca klajā ar atziņu, ka klasiskā izpratne par ECM neatbilst šodienai un radās jauns segments – Content Services Providers (CSP), jeb Satura servisi. Pamata atšķirība aktualizētajā apzīmējumā un pieeja satura pārvaldībai, manuprāt, slēpjas tajā, ka nevis lietotājs seko saturam, bet gan saturs seko lietotājam. Satura pārvaldība ir pieejama tur, kur ir lietotājs – darbā, mājās, pludmalē, datorā, telefonā, planšetē, ECMā, ERP, CRMā, e-pastā, vai citur.

Jums jau patreiz ir dažādas sistēmas. Noteikti kaut kas dokumentu radīšanai un apstrādei (MS Office rīki), e-pasts, ERP, varbūt CRM, citas un iespējams arī dokumentu vadības sistēma reģistriem, iespējams darbplūsmām un dzīvesciklu pārvaldībai. Vienkāršojot un standartizējot procesus un sistēmas, mēs aicinām organizācijās izmantot vienotu arhīvu visam organizācijas saturam un ar integrāciju palīdzību, kas ar šodienas iespējām ir kļuvušas pavisam pieejamas, piespēlēt vajadzīgo saturu konkrētā kontekstā. Ja saturs ir vienotā sistēmā, to var efektīvi pārvaldīt, kontrolēt un nodrošināt atbilstību. t.sk. GDPR. Rezultātā, ar mūsdienīgu satura pārvaldību katra individuāla darbinieka darbs kļūst efektīvāks un sistēma tiek lietota, jo tas tik tiešām atvieglo dzīvi un ir vienkārši.